La irrupción del Nuevo Coronavirus (COVID-19) ha obligado a cambiar varios de nuestros hábitos y rutinas.

A pesar de su baja tasa de mortalidad, este virus originado en China tiene la capacidad de transmitirse rápidamente.

En pleno marzo, los casos superan la barrera de los 200 mil contagios, en más de 160 países, Chile incluido.

La Organización Mundial de la Salud, tras declarar al COVID-19 como pandemia, instó a todas las naciones a reforzar sus medidas para hacer frente al que han denominado «el enemigo público número uno del mundo».

Entre dichas recomendaciones, además de quedarse en casa o practicar el distanciamiento social, está el teletrabajo.

«Los planes de continuidad de las actividades deben tener como objetivo reducir la transmisión, en particular: contribuyendo a que los empleados comprendan la enfermedad, sus síntomas y las conductas apropiadas […] Previendo medidas como el teletrabajo cuando sea necesario«, señala una declaración conjunta de la OMS y la Cámara de Comercio Internacional.

Teniendo en cuenta el impacto económico que ha empezado a tener esta pandemia en los mercados mundiales, es importante que aquellas empresas que tengan la posibilidad de implementar esta modalidad lo hagan.

Por esta razón, compartimos estas diez herramientas digitales para un home office práctico y efectivo.

1 – Whatsapp y Telegram

Mantener la comunicación es lo principal.

Por eso, en escenarios como el actual, contar con aplicaciones de mensajería instantánea facilita la comunicación entre equipos de trabajo.

La más popular es Whatsapp, app gratuita que tiene más de 2.000 millones de usuarios en el mundo.

Entre sus principales funciones está, además del intercambio de mensajes, la creación de grupos, opción para compartir archivos multimedia o de texto y hacer videollamadas.

También existe Telegram, con características similares a las de Whatsapp y con más de 200 millones de usuarios activos.

Ambas aplicaciones tienen una versión escritorio y están disponibles para Android y iOS.

2 – Zoom

Zoom permite realizar reuniones en línea, ofreciendo la opción de crear salas en las que pueden ingresar hasta 100 participantes.

El registro es gratuito, pero para poder utilizar esta herramienta hay que suscribir un plan mensual de 15 dólares.

Sin embargo, es posible solicitar un demo y utilizarlo tanto en versión escritorio como móvil.

3 – Slack

Es un software de colaboración que busca competir contra el tradicional correo electrónico.

En Slack se crean canales y estos «se pueden organizar por equipo, proyecto, cliente o según las necesidades de tu organización«, explican en su sitio.

«Los miembros de un equipo pueden unirse a los canales y salir de ellos cuando quieran; no como con las interminables cadenas de correos, y los hilos permiten tener conversaciones paralelas para no entorpecer el tema o el proyecto principal», resaltan.

Además, su directorio de aplicaciones permite integrar apps como Drive o Dropbox, facilitando el almacenamiento y envío de archivos.

También permite que los usuarios se desconecten para no recibir notificaciones, ya sea al terminar su jornada laboral o en vacaciones. Lo mejor: sin eliminar la cuenta ni borrar la aplicación del teléfono.

Slack tiene un plan gratuito para empresas pequeñas y planes de suscripción (Estándar, Plus y Enterprise Grid) para organizaciones grandes.

4 – Google Meet

Es la herramienta de Google que permite realizar videoconferencias y reuniones en línea, con hasta 30 participantes al mismo tiempo.

Está integrada a funciones de Google como Gmail y ofrece la posibilidad de programar reuniones y agendarlas en Google Calendar.

Debido a la pandemia del COVID-19, Google anunció que las funciones exclusivas de Meet estarán disponibles de manera gratuita hasta el 1 de julio de 2020 para todos los clientes de G Suite.

5 – Skype

Microsoft también tiene su opción para reuniones, videoconferencias y llamadas en línea en alta definición: Skype.

Asimismo, esta herramienta deja  grabar las videollamadas, activar subtítulos y enviar o recibir mensajes inteligentes.

Skype puede utilizarse desde teléfonos, computadoras, tablets e, incluso, Alexa.

Las videoconferencias de Skype soportan hasta 50 usuarios de manera simultánea.

6 – Monday

Es un tablero personalizable para gestionar proyectos, flujos de trabajo y tareas cotidianas.

Monday realiza informes para observar el rendimiento y la resolución de tareas por parte de los miembros del equipo.

Para ello cuenta con un sistema de etiquetas de colores que siguen la lógica de un semáforo: verde, cuando el plazo es holgado, amarillo, cuando se acerca la fecha de término, y rojo, para las urgentes.

También tiene un calendario en que el que cada persona agenda sus tareas o se le asignan.

Ofrece un registro gratuito y usar una versión beta. La suscripción va desde 40 (Básico) hasta 80 dólares (Pro) mensuales.

Cuenta con una versión escritorio y móvil.

7 – Trello

Al igual que Monday, es un tablero personalizable para crear y asignar tareas, a través de tarjetas.

Dichas tarjetas se pueden ordenar según su prioridad y permiten añadir comentarios, archivos adjuntos y fechas de vencimiento.

Por otro lado, permite importar tareas de otras herramientas de organización de flujo de trabajo, como la ya mencionada Slack o sistemas de almacenamiento como Drive o Dropbox.

Trello cuenta con una versión móvil y otra para escritorio, y el registro es gratuito para utilizar las funciones estándar.

También tienen versiones Business Class o Enterprise, cuyo precio dependerá de la cantidad de usuarios inscritos por empresa.

8 – Evernote

Aunque a simple vista parece una herramienta para tomar notas, Evernote también tiene opciones para poder priorizar tareas o listas de proyectos, así como asignarles un plazo.

Su versión Business permite colaborar en equipo a través de espacios.

Además, también deja integrar algunas aplicaciones y tiene una opción para trabajar sin conexión a Internet.

El registro es gratuito y tiene tres planes: Basic, Premium y Business.

9 – Basecamp

Brinda un tablero en el que se pueden organizar y gestionar tareas, donde cada proyecto contiene todo lo relacionado con el trabajo en cuestión: personas involucradas, discusiones, documentos, archivos y  fechas importantes.

Entre las herramientas disponibles para cada proyecto se encuentran secciones de mensajes, calendario, chats y área de tareas pendientes.

Basecamp tiene una prueba gratis de 30 días. Su plan personal, con funciones limitadas, también es sin costo y existe la opción de pagar por un servicio denominado Basecamp Business, que posee más herramientas y ventajas.

10 – Teams de Microsoft

Teams es una herramienta de trabajo colaborativo desarrollada por Microsoft, que, entre sus principales funciones, permite realizar videollamadas, crear chats grupales y cuenta con 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo y 2 GB personales por usuario.

Esta plataforma también ofrece la posibilidad de trabajar con las aplicaciones de Office, como Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.

Al ser parte de Office 365, quienes cuenten con esta licencia tendrán acceso a la herramienta.

¿Y cómo llevo la oficina a mi casa?

Con estas herramientas es mucho más fácil ordenar y planificar nuestras tareas y proyectos.

Sin embargo, hay quienes aún no encuentran la forma de trasladar su rutina laboral a casa.

La coach y escritora Elizabeth Grace Saunders expone en este artículo algunos consejos para trabajar de forma remota productivamente:

-Quédate con tus rutinas: «Recupera esa sensación de normalidad siguiendo tus rutinas establecidas y que ya funcionan para ti».

-Establece tus horas: «Cuando trabajas desde casa hay más flexibilidad y esto puede ser excepcionalmente peligroso.

Puede que apenas trabajes, que termines haciéndolo todo el día o comenzar a hacerlo muy tarde.

Decide cuándo vas a trabajar y a no trabajar, cumple con esas horas tanto como sea posible y díselo a las otras personas que viven en tu hogar».

-Elige tu espacio: «Escoge tu área de trabajo, tal vez sea una parte de la mesa de la cocina, un sofá o un escritorio. Elige tu territorio y hazlo tuyo«.

-Aclarar las actividades laborales y no laborales: «Segmenta qué tareas domésticas o personales no realizarás en tus horas de trabajo«.

De esa manera no pasas la mitad del día ordenando la casa y descuidando las tareas importantes.

-Buscar interacción social: «El aislamiento puede provocar depresión y ansiedad, incluso en las personas más sensatas«.

Asegúrate de recibir cada día algún tipo de «conexión con las personas».

Teletrabajo y niños en casa, ¿incompatible?

La pandemia del COVID-19 también ha obligado a la suspensión de actividades escolares.

Los padres que tengan la posibilidad de trabajar remotamente no solo tendrán que buscar la manera de llevar su rutina de oficina a casa, sino, también, dividir el tiempo entre las tareas laborales y el cuidado de sus hijos.

En este artículo, Sara Sutton, directora ejecutiva de FlexJobs, comparte algunos tips para trabajar en casa con niños:

-Comunica las expectativas: «Asegúrate de comunicar de manera proactiva a tu empleador que tus hijos están en casa y no puedes garantizar que todas las conversaciones sean sin interrupciones«.

-Planifica actividades que no requieran supervisión: «Planifica y aplica diferentes actividades para tus hijos, por horarios y según su edad».

-Prioriza tus horarios: «Mira qué es lo más importante que tienes que hacer para que no te interrumpan y procura programar actividades atractivas y confiables para que los niños estén solos durante ese tiempo».

-Establece límites: «Conversa con ellos y explícales que trabajar desde casa significa ‘trabajar’.

Dile a tus hijos que tienes ciertas tareas que debes cumplir y que no puedes tomar descansos frecuentes para ayudarlos».

-Recompensa el buen comportamiento: «Establecer límites es solo el comienzo. También debes reconocer y recompensar el buen comportamiento.

Cuando tus hijos no te interrumpan, recompénsalos. Felicítalos y agradéceles por su ayuda.

-Toma descansos: «Programa descansos frecuentes en el día.

En lugar de sentarte y trabajar en una tarea durante tres horas, trabaja durante 30 o 50 minutos y luego toma un descanso de 10 minutos para pasar el rato con sus hijos».